E-posta kanalını kullanıyorsanız bilmeniz hatta uymanız gereken kurallar var. Bunlara tam olarak uyulması gereken kurallar demekten ziyade itibarınızı sarsmayacak şekilde yazışma demek daha doğru olur. Bazı ufak tefek hatalar karşı tarafta farklı düşünce oluşturabilir. Gelin şimdi bu hatalardan uzak durmanın, doğru bir e-posta yazmanın yollarına bakalım.
- Hemen hemen herkes okulda bir kompozisyon yazmıştır. Kompozisyonda olduğu gibi e-posta yazarken de giriş-gelişme-sonuç olarak yazmalıyız. Bir hitap şeklinde başlamalı, konu yazılmalı ve bittiği bildiren bir cümle ve imza ile bitirmeliyiz.
- Hiç tanımadığınız birine e-posta gönderiyorsanız Bey ya da Hanım kelimelerini kullanmamalısınız. Şayet isimler cinsiyet konusunda yanıltıcı olabilir. Örneğin cinsiyeti kadın olan Hidayet isimli kişiye Hidayet Bey diye e-posta göndermek çok ayıp olur.
- Eğer aldığınız e-postada birden fazla alıcı var ise "Yanıtı tüm alıcılara gönder/Reply to all/Hepsini yanıtla" seçeneği ile e-postayı cevaplamaya özen gösteriniz.
- Konuyla ilgili kişi Alıcılar'da, konuyla ilgili diğer muhataplar var ise CC veya BCC'ye alınır. (CC ye eklediğiniz kişiler alıcılar tarafından görünür ve e-postaya verilen cevap kendilerine ulaşır tabi tümünü yanıtla ile cevap verildiyse, BCC ye eklenen kişiler alıcılar ve CC dekiler tarafından görünmez ve e-posta yanıtlansa dahi cevap bu alıcılara ulaşmaz.)
- İmla kurallarına dikkat etmelisiniz. Eğer kuralları bilmiyorum diyorsanız Google Chrome ile e-posta hesabınıza bağlanıp yazışmaları bu tarayıcı üzerinden yapabilirsiniz.
- Yazışmalarınızda kısaltmalar kullanmayın. Unutmayın ki burası facebook, whatsapp gibi bir platform değil.
- Büyük harflerle yazılmış e-posta pek de dikkate alınmaz. Üstelik internet ortamında büyük harflerle yazma bağırma ve saygısızlık olarak görülür.
- Kurumsal e-posta hesaplarınız ile kişisel yazışmalar yapmayın. Karşınızdaki her ne kadar yakın bir tanıdığınız dahi olsa kurumsal bir dil kullanın.
- E-postanızı gönderirken Konu/Subject alanını boş bırakmamaya, gönderdiğiniz e-posta ile ilgili küçük bir açıklama, anahtar kelime girmeye özen gösteriniz.
- Gelen e-postalara cevap vermek nezakettir. Nazik olmalısınız. Uzun bir süre e-postalarınızla ilgilenemeyecek durumdaysanız otomatik yanıtlama özelliğini kullanabilirsiniz.
- Yazışmalarınızda "siz" diye hitap etmek karşı tarafa duyduğunuz saygıyı gösterir. Hangi mevkide olursanız olun formal yazmayı ihmal etmeyin.
- Eğer yurtdışına bir e-posta gönderiyorsanız Türkçe karakter kullanmamalısınız.
- Soru, istek, rica belirtilen e-postalarınızda "lütfen" kelimesini kullanmayı, cevap aldığınızda ise teşekkür etmeyi unutmayın.
- E-posta ile makale/hikaye gönderirken yazının kaynağınıda link ile gönderin. Linkleri URL kısaltıcılarla kısltmayı da ihmal etmeyin. Örneğin goo.gl/N6iC6n gibi.
- Duygusal simgeler kullanmaktan kaçınmayınız. Duygularınızı daha net bir şekilde aktarmanıza yardımcı olacaktır. :)
- Son olarak yaptığınız, yapacağınız ve yaptırmak istediğiniz işleri e-posta kanalı ile mutlaka yazılı bir şekilde iletin, ifade edin.
Ne demişler söz uçar yazı kalır. 